O presidente do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG), desembargador Gilson Soares Lemes, determinou como um dos pilares de sua gestão virtualizar os processos físicos. A iniciativa é uma forma de viabilizar a prestação jurisdicional remotamente e integra o Programa Justiça Eficiente (Projef).

O superintendente adjunto adjunto do TJMG, desembargador José Arthur Filho, comenta que a virtualização de processos físicos é um sonho antigo, que em breve será realidade. “São inúmeras as vantagens do processo eletrônico, entre elas, dar celeridade ao andamento processual e proporcionar o acesso de qualquer lugar do planeta, desde que se tenha acesso à internet”, reforçou. O magistrado enfatiza que essa iniciativa vai ao encontro dos interesses da sociedade que busca um Judiciário mais ágil.

Quanto à iniciativa, ela é ousada e factível, de acordo com o desembargador José Arthur Filho. Ele explica que foi criada uma força tarefa interna em todas as unidades do TJMG, que potencializa os trabalhos de virtualização e indexação dos processos digitalizados no Processo Judicial eletrônico (PJe). Ele acrescenta que foram adquiridas máquinas de ponta que, aliadas à tecnologia avançada, proporcionam avanços na meta da virtualização dos processos físicos.

O magistrado acentua a importância do trabalho realizado pelo grupo interinstitucional criado pelo TJMG para obter apoio de parceiros para o alcance da meta. Nesse sentido, é ressaltado o apoio da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), por meio das seccionais do Estado mineiro, das faculdades de Direito e das prefeituras.

O desembargador José Arthur Filho comenta que o TJMG, apesar da crise da pandemia da covid-19, tem aproveitado o momento para criar oportunidades e avançar em diversas áreas, como a tecnologia. “O Tribunal de Justiça mineiro tem buscado incorporar em suas iniciativas o espírito colaborativo e de cooperação, para colocar em prática iniciativas voltadas para prestar um serviço de qualidade à sociedade”, constata.

Mundo digital

Nesta semana, o TJMG chegou a 100 mil processos indexados no PJe. A Comarca de Lagoa Santa obteve o registro desse número significativo. O juiz diretor do Foro da Comarca de Lagoa Santa, Carlos Alexandre Romano Carvalho, também viu na pandemia a oportunidade de o Poder Judiciário entrar 100% no mundo digital.

“É o momento de abandonar práticas já obsoletas como processos em papel, livros de cargas e adotar o trabalho digital. Em Lagoa Santa, especificamente na 2ª Vara Cível, o magistrado e os servidores decidiram virtualizar todo o acervo e entrar de vez no século XXI. Grande parte do trabalho é voltado para atingir essa meta”, disse. “Todos os estagiários estão envolvidos na atividade de virtualização dos processos físicos. Os servidores supervisionam os trabalhos”, explicou.

O magistrado ainda falou sobre as tratativas com a prefeitura para ajudar nos trabalhos, principalmente, na digitalização daqueles processos físicos que tratam de execuções fiscais.

Montes Claros

Na Comarca de Montes Claros (Norte de Minas), os trabalhos tiveram início a partir de um levantamento de quantos equipamentos poderiam ser disponibilizados para a digitalização, bem como definir quais eram os recursos humanos seriam direcionados para as tarefas a partir de uma reunião com os gerentes dos cartórios.

Decidiu-se que a digitalização seria feita em cada vara, com a atuação de servidores, estagiários e colaboradores (alguns foram remanejados), levando-se em conta o fluxo de trabalho. As movimentações nos processos eletrônicos, em andamento, foram mantidas normalmente, explica o juiz diretor do foro, Evandro Cangussu Melo.

O magistrado esclarece que, para conhecer melhor o procedimento de digitalização, os trabalhos começaram com os processos de menor volume. O objetivo era aprender como seria a dinâmica da digitalização e virtualização dos processos físicos. Na média, houve uma boa evolução, constatou.

Foram criadas duas formas de controle de produtividade dos trabalhos. Uma avalia o trabalho dos colaboradores; a outra, a partir de um grupo criado no whatsapp, com participação dos gerentes e contadores judiciais, divulga internamente uma planilha diária com os números de virtualização e digitalização dos processos por dia.

O juiz Evandro Cangussu explica que, nesse grupo, são atualizadas informações sobre os trabalhos, troca de experiências e propostas de ajustes, quando necessário. Essas planilhas apresentam o total do acervo físico e quantos desses processos são virtualizados por dia e inseridos no Processo Judicial eletrônico (PJe). “Os trabalhos nas varas cíveis estão bem adiantados”, acrescenta.

2ª Vara de Família

A 2ª Vara de Família de Montes Claros já virtualizou todo o seu acervo de processos físicos. A gerente da 2ª Vara de Família, Denise Coelho, comenta que o manual elaborado e enviado pelo TJMG foi muito útil, pois esclareceu todos os pontos de forma precisa.

“Contamos com a ajuda da OAB, que cedeu um estagiário para digitalizar os processos. Os estagiários da secretaria e do gabinete também foram de grande ajuda, depois de devidamente instruídos. Uns faziam o índice, colocando clipes e nomeando cada parte do processo”, explicou. Feita a digitalização, cada parte do processo digitalizada era numerada e nomeada no computador. Denise Coelho explica: 1 – petição inicial e documentos, 2 – atos de citação. 3 – contestação e documentos, entre outros.

A gerente detalha que o cadastro da virtualização (indexação) no PJe foi efetivado pelos servidores. A juntada das peças (processo virtual) foi feita pelos estagiários, depois de conferência. O novo processo eletrônico já contém novas publicações, entre elas, o conhecimento da virtualização.

Para os processos físicos baixados, seguiram-se instruções do manual, sendo imediatamente inserido no maço para o arquivo. “Assim, conseguimos concluir a virtualização de todos os processos físicos da da 2ª Vara de Família da Comarca de Montes Claros”, enfatizou Denise Coelho.

Malacacheta

Na Comarca de Malacacheta, o processo de virtualização dos processos físicos tem sido bastante produtivo, uma vez que todos os servidores e estagiários participam do procedimento, de forma setorizada, explica a juíza Bianca Maria Spinassi.

“Ressalto que contamos com sete servidores e quatro estagiários. Todavia, mesmo em meio à pandemia, foi estipulado rodízio de horários e dias de trabalho, com metas de digitalização dos processos, tendo sido todas elas cumpridas fielmente”, comenta.

A magistrada destaca a dedicação e esforço de todos que, mesmo diante das dificuldades de sistemas e da pandemia, vêm buscando o cumprimento célere e efetivo da missão de virtualização que foi lançada. O procedimento de virtualização de autos foi determinado pela Portaria Conjunta nº 1.025/PR/2020 .

Saiba mais sobre virtualização de processos no TJMG.